Что такое системы контроля печати и зачем они нужны?

Системы контроля и управления печатью (Print Management Systems) — это программные комплексы, которые обеспечивают централизованный контроль над всем парком принтеров, МФУ и процессом печати. Они служат для автоматического решения описанных выше проблем: снижают затраты на 30-50% за счет учета и лимитов, повышают безопасность данных, требуя идентификации для выпуска задания на печать, и повышают производительность, автоматизируя рутинные процессы.

Как работает система контроля печати: общий принцип

Пользователь отправляет документ на печать, но задание не сразу идет на принтер, а попадает в secure-очередь на специальном сервере системы контроля печати. Чтобы физически получить распечатку, сотрудник должен подойти к любому МФУ в сети (не только в собственном офисе – возможна печать на подключенном устройстве в другом городе, если оно входит в настроенную сеть) и подтвердить свою личность — обычно это делается с помощью пропуска/ID-карты, PIN-кода, отпечатка пальца или сканированием авторизованным устройством выводимого QR-кода на панели принтера или МФУ. Только после процедуры сверки и аутентификации пользователя и подтверждения полномочий со стороны сервера принтер отправляет задание на печать.

Кроме того, система контроля печати ведет детальный учет всех операций: кто, что, когда и на каком устройстве напечатал, отсканировал или скопировал. И может сохранять в своей памяти все распечатанные/отсканированные/скопированные файлы с привязкой ко времени и пользователю. Администратор системы может устанавливать различные настройки и ограничения для групп и индивидуальных пользователей - лимиты и квоты на печать - например, ограничивать цветную печать для определенных отделов, или количество листов в месяц и тому подобное. Полноценная система состоит из выделенного сервера и программных модулей, устанавливаемых на пользовательские ПК, подключенные к локальной сети.

Развитые системы интегрируются с DLP-системами (комплексы программных и аппаратных средств, предназначенные для предотвращения утечек данных и несанкционированного использования конфиденциальной информации) и позволяют контролировать не просто печать, а уже печать/сканирование/копирование документов с конкретной информацией – такая система в состоянии распознать и предпринять запрограммированные действия в случае обнаружения в документах отправляемых на печать – или сканирование/копирование - определенных ключевых слов («конфиденциально», «секретно» и пр. – зависит от настроек).

А встроенная аналитика систем контроля и управления печатью позволяет экономить как на самой печати - за счёт более эффективной её организации, так и на своевременном обслуживании и предупреждении случаев отказа в обслуживании – о скором окончании расходных материалов, и об заканчивающемся ресурсе блоков система сама своевременно предупредит ответственного администратора.

Российские решения: Printum и PRINTXPERT

Решение от Printum ориентировано на комплексную автоматизацию и экономическую эффективность. Платформа помогает не только контролировать расходы, но и оптимизировать бизнес-процессы. Например, она позволяет автоматически направлять отсканированные счета в систему 1С для проведения, а документы — в электронный архив. Акцент на интеграцию с популярным в России ПО и детальную тарификацию делает ее привлекательной для коммерческих компаний, стремящихся к прозрачности затрат.

PRINTXPERT в свою очередь делает ключевую ставку на безопасность. Это выражается в механизмах криптографической защиты заданий, детализированном аудите всех действий и специализированных сценариях для работы с гостайной и конфиденциальными данными. Производитель представляет свою систему как элемент комплексной системы защиты информации.

Из нашего опыта внедрений таких систем, можем сказать, что средняя экономия может составлять около 20% от бюджета соответствующего направления, и приводит не только к снижению расходов, но и к улучшению организации самого процесса печати (оптимизация режимов, выбор устройств и пр.), предотвращению простоев (закончился тонер, окончился ресурс и пр.) и к росту общей эффективности бизнеса.

Если у вас есть парк печатной техники, если вы заинтересованы в повышении безопасности и экономии ресурса ваших аппаратов и расходных материалов — мы готовы помочь вам в выборе и развёртывании системы контроля печати.